สอบบัญชี

ในช่วงสภาวะวิกฤติที่ยังพบการระบาดของโรคอุบัติใหม่ “COVID-19” ที่แพร่ระบาดอยู่ทั่วโลกรวมถึงประเทศไทย โดยไม่ทราบแน่นอนว่าโรคนี้จะมีการระบาดไปอีกนานเท่าไร จะรุนแรงขึ้นอีกหรือไม่ เนื่องจากยังไม่มีวัคซีนมาหยุดโรค COVID-19 นี้ได้ แล้วในอนาคตจะมีโรคระบาดอื่นๆ เกิดขึ้นมาใหม่หรือไม่... ก็ไม่อาจทราบได้ 

จากสถานการณ์ที่ผ่านมานอกจากนโยบายจากภาครัฐแล้ว แต่ละธุรกิจได้มีแผนในการรับมือที่จะไม่ให้สภาวะวิกฤติหรือเหตุการณ์ฉุกเฉินดังกล่าว ส่งผลให้ธุรกิจต้องหยุดการดำเนินงาน หรือหยุดชะงักไม่สามารถให้บริการได้อย่างต่อเนื่อง หรือที่เรียกว่า แผนบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCP) หรือไม่ 

แผน BCP คืออะไร ?

BCP ย่อมาจาก Business Continuity Plan คือแผนงานที่เป็นลายลักษณ์อักษร โดยกำหนดขั้นตอนและวิธีการดำเนินการที่ชัดเจน เพื่อรองรับหรือเรียกคืนการดำเนินงานให้กลับสู่ภาวะปกติจะเป็นการสร้างความมั่นใจว่า การปฏิบัติงานปกติสามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่องเมื่อมีเหตุการณ์ต่างๆ ที่ทำให้การปฏิบัติงานปกติต้องหยุดชะงัก เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม ภัยธรรมชาติ การก่อเหตุจลาจล /ประท้วง รวมถึงสถานการณ์ที่ได้เกิดขึ้นอยู่ในปัจจุบันคือ การระบาดของโรคติดต่อร้ายแรง เป็นต้น

ความสำคัญของแผน BCP

การที่ไม่มีกระบวนการรองรับให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างต่อเนื่อง อาจส่งผลกระทบต่อหน่วยงานในด้านต่าง ๆ เช่น ด้านเศรษฐกิจการเงิน การให้บริการ สังคม สิ่งแวดล้อม ตลอดจนชีวิตของบุคลากร เป็นต้น ดังนั้นการจัดทำแผนบริหารความต่อเนื่องจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้หน่วยงานสามารถรับมือกับเหตุการณ์ฉุกเฉินที่ไม่คาดคิด และทำให้กระบวนการที่สำคัญสามารถกลับมาดำเนินการได้อย่างปกติหรือตามระดับการให้บริการที่กำหนดไว้ ซึ่งจะช่วยให้สามารถลดระดับความรุนแรงของผลกระทบที่เกิดขึ้นต่อหน่วยงานได้ 

องค์กรส่วนใหญ่น่าจะมีแผนรองรับในเหตุการณ์ฉุกเฉิน เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม กระแสไฟฟ้าดับ ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตขัดข้อง ฯลฯ กันอยู่แล้ว แต่ในกรณีที่ไม่สามารถเดินทางเข้าปฏิบัติงานในสำนักงานได้จากอาคารทรุด ชุมนุมประท้วง/ จลาจล และเหตุการณ์ล่าสุดก็คือโรคระบาด นับเป็นเรื่องที่อาจไม่ได้คาดคิดว่าจะเกิดขึ้นร้ายแรงมาก่อน บางองค์กรอาจจะยังขาดแผนรองรับในส่วนนี้อยู่ เมื่อเกิดเหตุทำได้เพียงก็แก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า ไม่มีแบบแผนในการรับมือกับสถานการณ์ที่ชัดเจน 

10 ขั้นตอนการจัดทำแผน BCP 

ขั้นตอนที่ 1 : ระบุจุดประสงค์ ขอบเขตการดำเนินงาน และทีมงาน

ขั้นตอนที่ 2 : จัดลำดับความสำคัญของกิจกรรม และระยะเวลาเป้าหมายในการฟื้นฟูธุรกิจ

ขั้นตอนที่ 3 : จัดการและจัดหาทรัพยากรที่จำเป็นต่อกิจกรรมที่มีความสำคัญต่อธุรกิจแต่ละประเภท

ขั้นตอนที่ 4 : ประเมินความเสี่ยง และรู้ทันสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้น

ขั้นตอนที่ 5 : เตรียมแผนการป้องกันภัยล่วงหน้า และมาตรการบรรเทาความเสียหาย

ขั้นตอนที่ 6 : เตรียมแผนการรับมืออย่างเร่งด่วนกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน

ขั้นตอนที่ 7 : กำหนดกลยุทธ์การทำแผนบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจเพื่อการฟื้นตัวอย่างรวดเร็ว

ขั้นตอนที่ 8 : เตรียมพร้อมด้านการเงิน

ขั้นตอนที่ 9 : ซักซ้อมใช้แผนเพื่อให้แผนสามารถนำไปใช้ปฏิบัติงานได้จริง

ขั้นตอนที่ 10 : ทบทวนแผนอย่างสม่ำเสมอ ทั้งด้านการวางแผน (Plan) การปฏิบัติ (Do) การตรวจสอบ (Check) และการปรับปรุงแก้ไข (Act) เพื่อการพัฒนาที่ต่อเนื่อง

แนวทางการรับมือกับสถานการณ์โรคระบาด

แผนต้องครอบคลุมทุกภารกิจงานที่สำคัญและจำเป็นในองค์กร และผู้ให้บริการหลักที่เกี่ยวข้องมีการปรับปรุงแผนให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ เพื่อสามารถนำไปดำเนินงานได้ตรงตามเป้าหมายเมื่อเกิดเหตุขึ้น โดยควรมีรายละเอียดครอบคลุมประเด็น ดังนี้

1. การรับมือกับผลกระทบต่อ “ธุรกิจ”

•  กำหนดให้มีการแต่งตั้งผู้ประสานงานหลักและทีมงานที่รับผิดชอบ และกำหนดปัจจัยเฉพาะที่มีความจำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจ

•  พัฒนาและเตรียมแผนตามสถานการณ์ที่มีความเป็นไปได้ที่อาจจะเกิดขึ้น

•  ประมาณการผลกระทบที่มีต่อการเงินของธุรกิจ และประมาณการผลกระทบที่มีผลต่อการเดินทางเพื่อการปฏิบัติงานของบุคลากร

•  ติดตามข่าวสารอัปเดตสถานการณ์

•  จัดทำแผนการติดต่อสื่อสารกรณีฉุกเฉิน ในแผนต้องระบุผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในแผน รวมถึงบุคคลสำคัญที่ต้องติดต่อ เช่น Supplier ลูกค้า 

•  ทดสอบความพร้อมของแผนและการปฏิบัติงานตามแผน 

2. การรับมือกับผลกระทบต่อ “บุคลากร และลูกค้า”

•  คาดการณ์และอนุญาตให้บุคลากรหยุดงานในช่วงที่สถานการณ์มีความรุนแรง

•  กำหนดแนวทางในการปฏิบัติเพื่อความปลอดภัย

•  บุคลากรที่มีความเสี่ยงควรได้รับการป้องกัน

•  จัดทำบัญชีรวบรวมบุคลากรและลูกค้าสำคัญที่จำเป็นต้องได้รับบริการเฉพาะไว้ในแผนเตรียมความพร้อมด้วย

3. การกำหนดหลักเกณฑ์ที่ต้องดำเนินการในระหว่างเกิดการระบาด

•  จัดทำแนวทางเกี่ยวกับการจ่ายค่าตอบแทนให้บุคลากรที่หยุดงานในช่วงวิกฤติ

•  จัดทำแนวทางป้องกันการแพร่กระจายเชื้อในสถานที่ทำงาน 

•  จัดทำหลักเกณฑ์เรื่องการใช้สถานที่ทำงานและชั่วโมงการทำงาน อาจใช้การติดต่อสื่อสารอื่นๆ

•  จัดทำหลักเกณฑ์ห้ามการเดินทางไปในพื้นที่ที่มีความเสี่ยง

•  แต่งตั้งผู้มีอำนาจสั่งการ การส่งสัญญาณเตือนภัย และแนวทางปฏิบัติในการดำเนินการตอบสนอง

ตามแผนอย่างเคร่งครัด

4. การจัดสรรทรัพยากรเพื่อป้องกันในระหว่างเกิดการระบาด 

•  จัดหาอุปกรณ์ป้องกันการติดเชื้อให้เพียงพอใช้ในทุกตำแหน่งที่มีการใช้ร่วมกันภายในองค์กร 

•  จัดหาเครื่องมือ/ช่องทางการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคลากรและลูกค้า 

•  จัดหน่วยให้คำปรึกษาด้านสุขภาพ และให้คำแนะนำเกี่ยวกับการตอบสนองในกรณีฉุกเฉินได้

5. การติดต่อสื่อสารและให้ความรู้แก่บุคลากร 

•  การสื่อสารและให้ความรู้แก่บุคลากรโดยใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย

•  จัดหา/พัฒนาสื่อเพื่อการให้ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับวิธีการปฏิบัติตนตามสถานการณ์ที่เกิดขึ้น

•  จัดการลด/บรรเทาความตื่นตระหนกและความหวาดวิตกกังวลของบุคลากร 

•  เผยแพร่ข้อมูลให้บุคลากรรู้และเข้าใจถึงการเตรียมความพร้อมรับมือกับสถานการณ์ รวมทั้งทราบถึงจุดประสานให้ความช่วยเหลือในกรณีประกาศภาวะฉุกเฉิน

•  กำหนด/จัดหาแหล่งข้อมูลที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับสถานการณ์ได้อย่างเที่ยงตรงและฉับไว 

6. การประสานงานกับองค์กรภายนอก 

•  ประสานกับสำนักงานประกันสังคม องค์กรสาธารณสุข เพื่อแลกเปลี่ยนแผนการเตรียมพร้อมรับการสถานการณ์ ให้ความเข้าใจในแผนและการตอบสนองร่วมกัน

จากที่กล่าวมาจะเห็นได้ว่า แผนบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ หรือ BCP มีความสำคัญต่อธุรกิจเป็นอย่างมาก และในสภาวะวิกฤตโรคระบาดเช่นนี้ อย่างที่ทราบกันแล้วว่าหลายธุรกิจก็ได้รับผลกระทบกันอย่างถ้วนหน้า ไม่ว่าจะธุรกิจขนาดเล็กหรือธุรกิจขนาดใหญ่บางแห่งก็ยังรับผลกระทบนี้ด้วยทั้งโดยตรงและโดยอ้อม จึงต้องมีการจัดทำแผน BCP ขึ้นเพื่อรองรับกับสถานการณ์ดังกล่าว เพื่อเตรียมรับมือกับสถานการณ์ฉุกเฉิน รวมถึงโรคระบาดที่อาจมีเกิดขึ้นใหม่ในอนาคตได้อย่างดี  

ผู้เขียน : ชฎาพา สุขสมัย  บริษัท สอบบัญชีธรรมนิติ จำกัด

แหล่งข้อมูลอ้างอิง : http://dcd.ddc.moph.go.th/uploads/file/KM/plan.pdf

เข้าถึง 25 มิถุนายน 2563