ในปัจจุบันเทคโนโลยีเป็นสิ่งที่มีบทบาทกับสังคมเป็นอย่างมาก และยังมีอิทธิพลต่อการดำเนินธุรกิจ ซึ่งหลาย ๆ กิจการมีการนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการทำงานมากขึ้น ส่งผลให้การจัดทำรายงานทางการเงินเปลี่ยนแปลงไปด้วยตามการดำเนินธุรกิจนั้น ๆ
โดยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์จะเข้ามาช่วยการจัดทำบัญชี วิเคราะห์ ตรวจจับความผิดปกติของข้อมูล ช่วยลดการทำงานซ้ำ ๆ หรืองานประเภท Routine งานที่ใช้เวลามากหรือใช้การตัดสินใจน้อย แต่เทคโนโลยีไม่สามารถเข้ามาแทนที่การทำงานของนักบัญชีได้อย่างเต็มที่ เพราะความรับผิดชอบและความสามารถในการตัดสินใจ ที่ต้องอาศัยประสบการณ์ที่เป็นหัวใจหลักของการทำงานด้านบัญชีอยู่
เนื่องจากการทำงานของคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีระบบเน็ตเวิร์ค ระบบอินเทอร์เน็ต ที่ช่วยให้การสื่อสารข้อมูลรวดเร็ว และมีผู้ใช้งานร่วมกันได้หลาย ๆ คน นอกจากนี้การติดต่อสื่อสารกับสถาบันทางการเงินสามารถกระทำได้รวดเร็วโดยไม่ต้องเดินทาง เพียงแค่ใช้ Modem ติดต่อผ่านทางสายโทรศัพท์และเครื่องคอมพิวเตอร์
5 ประโยชน์ของเทคโนโลยีที่มีต่อการบัญชี
1. ช่วยธุรกิจให้รวบรวมข้อมูลตัวเลขทางบัญชีที่มีจำนวนมหาศาลและมีความซับซ้อนให้สะดวกและง่ายขึ้นได้
2. ช่วยการประมวลผลให้รวดเร็วขึ้น ถูกต้อง แม่นยำและลดข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากเดิมที่เป็นการทำงานด้วยมือ
3. ช่วยให้กิจการประหยัดต้นทุน สามารถสรุปข้อมูลจำนวนมากให้สั้นกะทัดรัดในลักษณะ ที่กิจการต้องการ จัดพิมพ์และนำเสนอในรูปรายงานที่สวยงาม สะอาดและเป็นระเบียบ ถ้าปริมาณงานของกิจการเพิ่มมากขึ้นกิจการสามารถขยายการทำงานของคอมพิวเตอร์ได้อีกด้วย
4. ช่วยให้ผู้ใช้ข้อมูลทางการเงินได้รับข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจได้สะดวกขึ้น และมีการวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านั้นให้ด้วย ปัจจุบันผู้ใช้สามารถ Download ข้อมูลทางการเงินหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบริษัทที่สนใจทาง Web Site ได้
5. ทำให้กระบวนการทางธุรกิจเปลี่ยนแปลงไป ซึ่งมีผลต่อการรวบรวมข้อมูลรายได้ รายจ่าย เพื่อนำมาบันทึกบัญชี ข้อมูลจะวิ่งมาเป็นแบบอิเล็คทรอนิกส์ ในการส่งต่อข้อมูลไม่ต้องมีการปริ้นใส่กระดาษให้เสียเวลา และเปลืองทรัพยากร
การเลือกใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์กับงานบัญชี
สามารถเลือกได้ 2 รูปแบบคือ
1. การประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปของสำนักงานประเภทตารางงาน (Spread Sheet)
การใช้โปรแกรมสำเร็จรูปยกตัวอย่างโปรแกรมที่มีลิขสิทธิ์และเป็นนิยมกันแพร่หลาย เช่น โปรแกรม excel แต่การเลือกใช้โปรแกรมรูปแบบนี้ผู้ใช้ต้องมีความรู้พื้นฐานทางด้านบัญชีและการใช้งานโปรแกรมในระดับดีจึงสามารถเขียนสูตรหรือเลือกใช้ฟังก์ชัน ช่วยในการทำงานให้รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพได้อย่างแท้จริง และไม่เป็นการเพิ่มภาระงานให้มากขึ้นกว่าเดิม
2. การเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปบัญชีที่มีผู้พัฒนาขึ้นมา
การพัฒนาโปรแกรมขึ้นใช้เอง หรืออาจจ้างนักเขียนโปรแกรมเพื่อพัฒนาโปรแกรมบัญชีสำหรับใช้ในกิจการเท่านั้นก็ได้ซึ่งการเลือกใช้รูปแบบนี้ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานทางด้านบัญชีในระดับดีก็สามารถใช้งานโปรแกรมได้จากการฝึกอบรมโดยผู้จำหน่ายหรือผู้พัฒนาโปรแกรมนั้น
จากที่กล่าวมาจะเห็นว่าเทคโนโลยีมีประโยชน์ต่อการบัญชี และการดำเนินธุรกิจเป็นอย่างมาก ทั้งนี้หากต้องการมีความก้าวหน้าในการดำเนินงานและทันต่อโลกในปัจจุบัน ไม่อยากล้าหลัง ควรนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ต่อการทำงานอย่างถูกวิธี ก็จะสามารถทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นค่ะ #
เรื่องโดย คุณชฎาพา สุขสมัย IT audit บริษัท สอบบัญชีธรรมนิติ จำกัด
