สอบบัญชี

วางแผนเตรียมพร้อมกับการตรวจสอบประจำปี

ช่วงนี้เป็นช่วงเวลาที่บริษัทเริ่มดำเนินการปิดบัญชีประจำปี หากผู้สอบบัญชีต้องการทำงานให้รวดเร็วขึ้นและมีประสิทธิผล ผู้สอบบัญชีควรมีการเตรียมการวางแผนการตรวจสอบ ซึ่งงานที่ผู้สอบบัญชีสามารถเตรียมการล่วงหน้าได้และสื่อสารกับลูกค้าสอบบัญชี มีดังนี้

1. การเข้าร่วมสังเกตุการณ์ตรวจนับสินค้าคงเหลือประจำปี

ผู้สอบบัญชีควรมีการวางแผนร่วมกับผู้บริหาร หรือผู้จัดการบัญชีของบริษัทที่รับผิดชอบโดยตรง ซึ่งเป็นส่วนของการตรวจสอบความเหมาะสมของแผนการตรวจนับของบริษัท และกำหนดวัน เวลา และสถานที่ ทีมงาน กระบวนการตรวจนับสินค้าประจำปี โดยผู้สอบบัญชีควรเข้าร่วมสังเกตการณ์ตรวจนับสินค้า เพื่อให้ได้ข้อสรุปว่า การตรวจนับสินค้าคงเหลือมีการควบคุมภายในที่ดีและสามารถทำให้เกิดความพอใจในเรื่องต่าง ๆ ดังนี้

1.1 สินค้าคงเหลือของกิจการ มีอยู่จริง ครบถ้วน และเป็นกรรมสิทธิ์ของกิจการ

1.2 สินค้าคงเหลืออยู่ในสภาพพร้อมขาย ไม่มีสินค้าที่เสื่อมสภาพ หรือ สินค้าเสียหายปะปน

1.3 สินค้าคงเหลือที่เสียหาย มีการแยกออกจากสินค้าปกติ และมีการจัดทำรายงานสินค้าแยกต่างหาก

1.4 หากมีสินค้าฝากขาย กรณีที่บริษัทไปฝากห้างฯ และบริษัทไม่มีการจัดทำสัญญาฝากขาย ทางบริษัทควรรวบรวมข้อมูลเพื่อนำมาบันทึกยอดเป็นสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นงวด และผู้สอบบัญชี ควรขอแผนการรวบรวมหลักฐานสินค้าคงเหลือของกิจการ และหาหลักฐานเพิ่มเติม เช่น การวางแผนเข้าทำการตรวจนับ การขอรายการสินค้าฝากขายคงเหลือ เป็นต้น และหากมีกรณีที่ห้างฯ นำสินค้ามาฝากไว้กับที่บริษัท บริษัทควรมีการแยกรายการสินค้าออกจากสินค้าปกติของบริษัท และอาจมีการเตรียมข้อมูลรายงานการขายสินค้าให้แก่ลูกค้าที่นำสินค้ามาฝากด้วย เป็นต้น

ทั้งนี้ เพื่อพิจารณาว่า สินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นงวดของบริษัท มีอยู่จริง ครบถ้วน สามารถขายได้ตามปกติ และหากมีสินค้าชำรุด จะได้มีการพิจารณาตั้งค่าเผื่อการลดลงของสินค้า และพิจารณาตัดจำหน่ายออกจากยอดตามบัญชีของบริษัท

2. การตรวจสอบที่ดิน อาคารและอุปกรณ์

กรณีที่บริษัทมีแผนการตรวจนับสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนประเภท ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ ผู้สอบบัญชีควรเข้าร่วมสังเกตการณ์ด้วย แต่หากบริษัทไม่มีแผนดังกล่าว ผู้สอบบัญชีสามารถตรวจสอบความมีอยู่จริงของสินทรัพย์และตรวจสอบหลักฐานแสดงกรรมสิทธิ์ของสินทรัพย์สิน เช่น โฉนดที่ดิน คู่มือเล่มจดทะเบียนรถยนต์ ที่ระบุชื่อของบริษัท เป็นเจ้าของกรรมสิทธิ์ หรือครอบครองโดยบริษัท และตรวจสอบความมีตัวตนของทรัพย์สิน โดยการไปดูสินทรัพย์ถาวรจริง เช่น ที่ตั้งของอาคาร รถยนต์ที่ระบุไว้ตามคู่มือจดทะเบียน เป็นต้น เพื่อเป็นข้อสรุปว่า สินทรัพย์ถาวรดังกล่าว มีอยู่จริง เป็นกรรมสิทธิ์ของบริษัท ไม่ติดภาระค้ำประกันใด ๆ และอยู่ในสภาพที่พร้อมใช้งาน

3. การส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร (Bank Confirmation)

Bank Confirmation คือ การขอคำยืนยันเกี่ยวกับธุรกรรมทางการเงินของบริษัททั้งหมดที่บริษัทได้ทำกับธนาคาร ซึ่งธนาคารจะตอบกลับว่า บริษัทมีบัญชีธุรกรรมทั้งหมดกี่บัญชี ภาระหนี้สิน และภาระผูกพันกับธนาคารหรือไม่ เช่น การทำ Trust Receipt (TR), Letter of Credit (LC) , Letter of guarantee (LG) เป็นต้น ซึ่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร สามารถให้ความเชื่อมั่นเกี่ยวกับ ความมีอยู่จริง ความครบถ้วน กรรมสิทธิ์และภาระผูกพันได้ อีกทั้งหนังสือยืนยันยอดธนาคารเป็นหลักฐานภายนอกที่สำคัญและน่าเชื่อ ที่แสดงรายการที่อาจอยู่นอกเหนือการบันทึกบัญชีของบริษัท ส่วน Bank statement คือ รายงานการเคลื่อนไหวของบัญชีนั้น ๆ ซึ่งแสดงรายละเอียดการรับ-จ่ายเงินของบริษัท จึงให้ความเชื่อมั่นได้แค่เพียงเรื่องของความมีอยู่จริง

ดังนั้น Bank statement จึงไม่สามารถทดแทน bank confirmation ได้ ผู้สอบบัญชีจึงต้องส่ง bank confirmation ทุกปี ส่วนขั้นตอนของการส่ง bank confirmation และรายชื่อผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องนั้น สภาวิชาชีพบัญชี ได้ให้คำแนะนำถึงวิธีการส่งหนังสือยืนยันธนาคารและเป็นงานที่ผู้สอบบัญชีควรทำทุกปี ข้อควรระวังสำหรับการกรอกข้อมูลใน bank confirmation คือ การระบุชื่อ-บริษัทที่ขอยืนยัน, รอบบัญชีที่ขอยืนยัน, ลายมือชื่อกรรมการต้องตรงกับที่แจ้งไว้แก่ธนาคาร, การควบคุมการส่ง ซึ่งผู้สอบควรเป็นผู้ดำเนินการและจัดส่งด้วยตนเอง และแนบซองสำหรับตอบกลับถึงผู้สอบบัญชีโดยตรง

4. การส่งหนังสือยืนยันลูกหนี้การค้าและเจ้าหนี้การค้า

ผู้สอบบัญชีควรมีการประสานขอข้อมูลจากลูกค้า เพื่อสุ่มเลือกตัวอย่าง และจัดทำหนังสือขอคำยืนยันยอด ทั้งนี้ การกำหนดช่วงเวลาที่เหมาะสมในการส่งหนังสือยืนยันยอด ทำให้แน่ใจว่า จะได้รับคำตอบกลับมาทันเวลา การขอคำยืนยันเป็นหลักฐานภายนอก ที่น่าเชื่อถือ และสามารถระบุความมีตัวตนของลูกหนี้การค้าและเจ้าหนี้การค้าที่บริษัทมีการทำธุรกรรมร่วมกันได้ และผู้สอบบัญชีควรทำสรุปรายการที่สุ่มส่งหนังสือยืนยันด้วย เพื่อใช้ในการติดตามตอบกลับ ข้อควรระวัง คือ ผู้สอบบัญชีควรเป็นผู้ดำเนินการและจัดส่งด้วยตนเอง และแนบซองสำหรับตอบกลับถึงผู้สอบบัญชีโดยตรง และหากมีผลต่างจากการตอบกลับ ผู้สอบบัญชีควรดำเนินการติดต่อกับบริษัทให้ติดตามหาสาเหตุ เพื่อปรับปรุงรายการทางบัญชีให้ถูกต้อง

หากผู้สอบบัญชีมีการวางแผนการตรวจสอบ และเตรียมการล่วงหน้าก่อนที่จะเข้าตรวจสอบประจำปี จะมีส่วนช่วยทำให้งานตรวจสอบบรรลุวัตถุประสงค์การตรวจสอบตามที่วางแผนไว้ และทำงานได้สำเร็จทันเวลาตามที่กำหนดไว้อย่างมีประสิทธิภาพ

ผู้เขียน : คุณเมธาวี ชนะสงคราม

บริษัท สอบบัญชีธรรมนิติ จำกัด