ก่อนอื่น.. อธิบายเรื่องเล็กๆน้อยๆ อย่างการคำนวณกำไรสุทธิทางภาษีก่อนนะ เพราะหลายคนยังไม่เข้าใจความแตกต่างระหว่างทางบัญชีและภาษี และมักจะเข้าใจว่า รายจ่ายทุกอย่างที่เราจ่ายนั้นสามารถเป็นค่าใช้จ่ายของธุรกิจได้หมดเลย!! แต่ประเด็นคือ รายจ่ายเหล่านั้นไม่สามารถเป็นรายจ่ายของธุรกิจได้ เพราะหลักการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลนั้น มันต้องเริ่มต้นจากการเข้าใจเรื่องของกำไรขาดทุนสุทธิทางภาษีกันก่อน
กำไร (ขาดทุน) ทางภาษี คือ
กำไร (ขาดทุน) ทางบัญชี + รายได้ที่ให้ถือเป็นรายได้ + รายจ่ายต้องห้าม – รายได้ที่ได้รับสิทธิยกเว้น – รายจ่ายที่หักได้เพิ่มขึ้น
ทีนี้ตัวที่เราต้องสนใจมากๆ และเป็นปัญหาก็คือตัวค่าใช้จ่าย เพราะรายจ่ายที่มีปัญหาทางภาษีที่ไม่สามารถเป็นค่าใช้จ่ายได้นั้นต้องถูกบวกกลับไปตามกฎหมายที่ว่านี้
สรรพากรก็ได้ออกคู่มือน่ารักน่าลุ้นออกมาหนึ่งชุด มีชื่อว่า “การจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายได้“ เพื่อให้เป็นแนวทางในการจัดการเรื่องนี้ โดยจะมาสรุปกันในบทความนี้
โดยหลักการของคู่มือฉบับนี้จะให้น้ำหนักไปที่ “ประเด็นรายจ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ไม่มีหลักฐานที่เพียงพอ” ซึ่งนั่นแปลว่าต้องมีการจ่ายจริงและเกี่ยวข้องกับกิจการของเราก่อน ดังนั้น รายจ่ายที่ไม่มีเอกสาร ไม่ได้จ่ายจริง หรือไม่เกี่ยวข้องกับกิจการ แบบนี้ไม่สามารถเอามาเป็นหลักฐานการใช้จ่ายได้ตั้งแต่แรกแล้ว
ทีนี้ไม่ว่าจะกรณีไหนก็ตาม ทางสรรพากรก็จะให้แนวทางที่คล้ายคลึงกัน นั่นคือต้องมีเอกสารหลักฐานต่อไปนี้เพื่อให้สามารถเป็นค่าใช้จ่าย
1. เอกสารการรับเงินของผู้รับเงิน
2. ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินปรากฏเป็นชื่อผู้อื่น เช่น ค่าไฟฟ้าหรือค่าน้ำประปา แต่สามารถพิสูจน์ได้ว่ากิจการของเรานั้นเป็นผู้จ่ายเงินจริง
3. จัดทำใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) พร้อมกับมีหลักฐานการจ่ายเงินที่เชื่อถือได้ เช่น หลักฐานการโอนเงิน หรือ การแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนในกรณีที่จ่ายเป็นเงินสด
ในกรณีผู้รับเงินไม่ออกหลักฐานการรับเงิน เนื่องจากกฎหมายเราว่ากันที่หลักฐานเป็นหลัก ถ้าหากไม่มีหลักฐานก็ย่อมที่จะไม่สามารถเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ และถ้าหากไม่มีหลักฐานการรับเงินแล้วล่ะก็ สิ่งที่เราต้องทำ คือ หาหลักฐานการรับเงิน หรือ ใบรับ ตามมาตรา 105 ทวิ ซึงมีหน้าตาดังนี้
แต่ถ้าหากผู้รับไม่ออกหลักฐานจริงๆ สิ่งที่ต้องจัดทำคือ ใบสำคัญรับเงิน ที่ผู้รับยินยอมที่จะลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงินให้กับเรา
หรือกรณีสุดท้าย กรณีที่เป็นการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจาก ผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ สิ่งที่ควรทำคือให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินดังกล่าวและจัดทำเอกสาร ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
นั่นคือหลักฐานแรกในส่วนของผู้รับที่ใช้เป็นหลักฐานว่ามีการจ่าย แต่ถ้าไม่มีจริงๆการจัดทำใบสำคัญจ่ายของผู้จ่ายที่ระบุรายละเอียดตามต่อไปนี้ก็ถือว่าสามารถใช้เป็นหลักฐานได้ โดยใบสำคัญจ่ายควรระบุข้อความต่อไปนี้
– ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้รับเงิน
– วันที่จ่ายเงิน
– ระบุประเภทรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย
– ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน
– มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น
และมีหลักฐานประกอบการจ่ายเงินต่างๆ ได้แก่
– สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงิน ซึ่งขีดฆ่าผู้ถือและขีดคร่อม A/C Payee only ที่มีหลักฐานว่า ได้ตัดบัญชี Bank statement ของผู้จ่ายเงินแล้ว หรือ สำเนาใบโอนเงินธนาคารหรือช่องทางอิเล็กทรอนิกส์อื่น
– บัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน (เฉพาะกรณีชำระเป็นเงินสด)
รวมถึงเอกสารการพิจารณาอื่นที่เกี่ยวข้องในแต่ละกรณี เช่น รายงานการประชุมที่มีมติอนุมัติให้ถือเป็นรายจ่ายได้ จดหมายผู้บริหาร การอนุมัติรายจ่ายค่ารับรอง สัญญา ฯลฯ
สุดท้ายคือ ถ้าหากต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายแล้วล่ะก็ การมี “หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย” ก็จะสามารถทำให้รายการดังกล่าวเพิ่มความน่าเชื่อถือและถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายทางกฎหมายได้อย่างไม่มีปัญหา
สรุปหลักการใช้เป็นรายจ่ายสั้นๆ เพื่อไม่ให้มีปัญหากับสรรพากร
ขอสรุปขั้นตอนสั้นๆ ให้ฟังดังต่อไปนี้
1. หลักฐานแรกที่ควรมี คือ หลักฐานจากฝั่งผู้รับ ซึ่งจะยืนยันความน่าเชื่อถือของการได้รับเงินมากยิ่งขึ้นเพราะเป็นหลักฐานจากภายนอก แต่หากหาไม่ได้ก็อาจจะใช้หลักฐานจากภายในแทน เช่น หลักฐานการเบิกของพนักงาน หลักฐานใบสำคัญจ่าย การอนุมัติต่างๆ
2. หลักฐานประกอบการจ่ายเงิน จะทำให้น่าเชื่อถือมากขึ้น ตั้งแต่ การจ่ายเงินเป็นเช็ค การจ่ายเงินแบบโอนเงิน สำเนาบัตรประชาชนที่เซ็นรับรอง หรือการมีเอกสารเกี่ยวข้องต่างๆที่ใช้ในการพิจารณาอนุมัติ
3. หากรายจ่ายดังกล่าวกฎหมายกำหนดให้มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย ควรจะหักและนำส่งและนำหลักฐานมาประกอบให้เรียบร้อย
4. รายจ่ายในข้อ 1-3 นั้นต้องไม่ต้องห้ามตามที่กฎหมายกำหนด ซึ่งตรงนี้ศึกษาเพิ่มเติมได้ตามมาตรา 65 ตรีแห่งประมวลรัษฏากร
ที่มา : aommoney.com
