E-Tax invoice
อีกหนึ่งปัญหาของผู้ประกอบการหลายแห่งในปัจจุบันก็คือปัญหาการบริหารจัดการเอกสารใบกำกับภาษีจำนวนมากในรูปแบบของกระดาษหรือปัญหาจากการที่เอกสารสูญหายทำให้ต้องเสียเวลาในการติดตาม และการแก้ไขปัญหาที่ต้องตามมาในภายหลังแต่ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป ถ้าผู้ประกอบการนำเทคโนโลยีมาช่วยในการจัดทำและจัดเก็บ ซึ่งปัจจุบันนี้กรมสรรพากรได้ออกกฎหมาย ระเบียบวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับ E-Tax invoice เพื่อช่วยผู้ประกอบการในการแก้ปัญหาดังที่กล่าวข้างต้น กฎหมายจะเป็นอย่างไรเรามาทำความรู้จักกัน
E-Tax invoice & receipt และ E-Tax invoice by email คือ
ใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้และใบเสร็จรับเงิน ที่มีการจัดทำข้อความขึ้นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่ต้องมีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) หรือประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ก่อนส่งมอบให้ผู้ซื้อโดยผู้ประกอบการสามารถใช้เอกสารดังกล่าวในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้กระดาษซึ่งมีผลในทางกฎหมายเช่นเดียวกับการใช้กระดาษ โดยคำนึงถึงความถูกต้อง ครบถ้วน ความน่าเชื่อถือและความมั่นคงปลอดภัยของระบบงาน ซึ่งมีกฎหมายและระเบียบวิธีปฏิบัติที่ถูกกำหนดโดยกรมสรรพากร
กรมสรรพากรกำหนดรูปแบบ E-Tax Invoice ไว้ 2 รูปแบบคือ
ความแตกต่าง ของ E-Tax Invoice ที่สำคัญ เป็นดังนี้
หมายเหตุ : ผู้ประกอบการสามารถเลือกใช้ได้เพียงระบบใดระบบหนึ่งเท่านั้น
ในอดีตการจัดทำใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้และใบเสร็จรับเงิน ซึ่งแต่ละขั้นตอนของการออกเอกสารในรูปแบบกระดาษจะมีต้นทุนที่แฝงอยู่ เช่น การจัดทำ (มีค่าเครื่องพิมพ์ ค่าหมึกพิมพ์ ค่าบำรุงรักษาเครื่องพิมพ์), การจัดส่ง (มีค่าจัดส่งทางไปรษณีย์ ค่าซอง ค่าจ้างคนไปส่งเอกสาร),การเก็บรักษา (มีค่ากล่อง ค่าแฟ้ม ค่าพื้นที่จัดเก็บ ค่าทำลายเอกสาร) ซึ่งต้นทุนเหล่านี้สามารถลดลงไปได้หากผู้ประกอบการเปลี่ยนมาออกเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งจะทำให้เกิดข้อดีหลายประการดังนี้
1. ลดปัญหาการจัดการข้อมูลหรือเอกสารที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษ
2. ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสาร
3. เตรียมความพร้อมเพื่อรองรับธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์
4. นำข้อมูลไปใช้ในการประมวลผลในระบบสารสนเทศเพื่อประโยชน์ขององค์กร
5. มีความน่าเชื่อถือและผลผูกพันทางกฎหมายของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
จากที่กล่าวมาข้างต้นจะเห็นว่า E-Tax Invoice เป็นอีกหนึ่งบริการของชีวิตยุค digital ที่มาช่วยลดความยุ่งยากและช่วยให้การบริหารจัดการเรื่องของใบกำกับภาษีทำได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น สะดวกขึ้นทั้งผู้ออกและผู้รับ ซึ่งจะช่วยประหยัดทั้งค่าใช้จ่ายในการจัดทำเอกสารและสถานที่เก็บเอกสารอีกทั้งยังสามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังเพื่อนำข้อมูลมาวิเคราะห์และตรวจสอบรายการที่ผิดปกติไว้ตลอดเวลา
ผู้เขียน : สุธีรา พันธุ์อุดมศักดิ์ บริษัท สอบบัญชีธรรมนิติ จำกัด
*** แหล่งอ้างอิงจากกรมสรรพากร หากมีข้อสงสัย สามารถศึกษาเพิ่มเติมได้ที่ etax.rd.go.th หรือสอบถามศูนย์สารนิเทศสรรพากร (RD Intelligence center) 1161
